Comunicación Organizacional

¿Qué es Comunicación Organizacional?

• Proceso mediante el cual la empresa o institución habla con sus públicos internos y externos. 
• Busca una imagen positiva y un clima organizacional favorable para todos los integrantes de la organización
• Es un sistema en que se maneja, transmite y se recibe información sobre el quehacer, el ser y el deber ser de la institución.

Funciones de la Comunicación Organizacional

La Comunicación Organizacional tiene dos ramas o funciones: 

1. Informativa 
2. Operativa  

Función Informativa:

• Responder cuestiones como ¿Hacia dónde vamos?, ¿Qué es lo que perseguimos?. ¿Qué hacemos?, ¿En qué estamos? Visión y Misión de la organización.
• Crear cultura organizacional: compromiso, identidad, esfuerzo común. , Involucrar al personal, hacer parte de un proyecto común. Que se sienta que hacen parte de la organización, eso es identidad organizacional.
• Si bien es cierto que hay confidencialidades, todos pueden enterarse de los planes primarios, sin entrar en intimidades. 
•  A veces, el público externo se entera de los nuevos proyectos de nuestra empresa, y los miembros de esta empresa, no se han enterado de estos proyectos. Esto perjudica la imagen corporativa y el clima organizacional.

Función Operativa

• Relacionada con la gestión y administración institucional, el trabajo,   la planificación y proyección organizacional. 
• Órdenes o disposiciones, capacitación, instrucciones y manuales de procedimientos   para ejecutar funciones 

Los beneficios de manejar un plan de comunicación eficiente en la organización son:

• Permite un mejor manejo de los recursos disponibles
• Favorece las relaciones entre las personas
• Integra la comunicación informal y formal
• Impulsa la identidad corporativa
• Orienta a los empleados hacia el logro de los objetivos comunes
• Brinda la oportunidad de potenciar a los recursos humanos.
• Facilita que los empleados se puedan expresar con mayor libertad y se pueda aprovechar la imaginación, inteligencia e iniciativa de las personas
• Permite lograr un clima laboral positivo.

Existen varias herramientas para mejorar la comunicación interna de las empresas, algunas de más sencilla aplicación que otros:

• Manuales del empleado: Contienen la misión, los valores y el plan de acción de la empresa, el reglamento general de la compañía. Permiten establecer reglas de forma clara y encausar todas las acciones hacia un mismo objetivo.
• Revistas institucionales: Facilitan que la información de las distintas áreas llegue a toda la empresa.
• Buzón de sugerencias: Brinda la posibilidad a todos los colaboradores de expresar de forma libre sus opiniones y sugerencias.
• Reuniones: Un lugar para debatir y reflexionar acerca de lo que acontece y permite una interacción dinámica y directa.
• Newletters: Informes ágiles que permiten entregar noticias, sucesos importantes e  información relevante de la empresa.
• Intranet: Permite que los colaboradores estén conectados en todo momento a través de una red interna.
• Foros de discusión: Fomenta la participación y despierta el interés de los trabajadores en los temas que conciernen a la empresa.

Los valores del comunicador

Toda comunicación oral con una intención ética requiere un potencial generador de valores, que a la
vez originan actitudes y conductas positivas, que funcionan como fortalezas del comunicador.

La verdad

• Hablar con la verdad es un principio moral que todo comunicador debe seguir.
• La verdad se refleja en la consistencia que guardan las actitudes de una persona con las proposiciones que defiende ante los demás por medio de su palabra.
• Reconocer como verdadero lo que decimos contribuye a generar seguridad en nosotros y confianza en quienes nos escuchan, propiciando credibilidad en el proceso comunicativo.
• La verdad es una fuente de poder que imprime dinamismo y vitalidad a la palabra.
• Cuando alguien transmite su mensaje sin ánimo de decir la verdad, escuchamos datos sin sentir la influencia de la convicción personal; en cambio, si las ideas se expresan demostrando plena identificación con los valores que encierra, serán escuchadas con entusiasmo e influirán notablemente en los receptores.
• La verdad tiene un gran poder intelectual, porque reúne en sí misma las actitudes positivas que mueven la conciencia del comunicador.
• Es la aptitud que nos ayuda a descubrir la intención o el propósito de la acción, el espíritu ético de la comunicación.
• Todo aquel que recomiende o hable de lo que sabe que es falso, difícilmente dará a su palabra la fuerza necesaria para lograr que su mensaje sea creíble y aceptado, pues quien se miente a sí mismo también miente a los demás.
• La verdad debe practicarse siempre, pues es el valor que exige la actitud positiva más decisiva e ineludible para un comunicador, así como la mentira es el contravalor más imperdonable para él mismo.
• La verdad debe ser el fundamento de cada uno de sus actos: “Nunca habla mejor el orador que cuando parece hablar con verdad”.

El valor

• El valor es la fuerza positiva que fortalecerá nuestra actitud para realizar acciones.
• El valor desvanece las condiciones adversas y contrarresta los obstáculos cuando pensamos que no podemos hacer tal o cual cosa.
• El valor revitaliza el esfuerzo impulsa nuestras decisiones, además de que se fortalece la actitud de seguridad en nosotros mismos.
• El valor nos ayuda a sobreponernos al temor al atender nuestras responsabilidades y enfrentar situaciones que creemos importantes, pues el valor se manifiesta en la actitud firme y resuelta de alcanzar las metas a pesar de los obstáculos.

La confianza

• La confianza implica tener fe, para convencernos de que no se debe desperdiciar tiempo pensando en los obstáculos o las actitudes negativas que se puedan presentar.
• La confianza nos impide desanimarnos, pues bloquea la idea de que cuesta mucho trabajo mejorar nuestras acciones.
• La confianza fortalece el conocimiento de nosotros mismos; además, genera más fuerzas en sentido positivo y, en consecuencia, actitudes éticas.

El autodominio

• Autodominio es serenidad, es la fuerza positiva que desarrolla el control de nuestros actos. Es común que en ciertas situaciones la emotividad, el apresuramiento y otros impulsos desordenados nos impidan exponer nuestras ideas con cordura, claridad y fluidez.
• El autodominio regula las emociones que pueden bloquear o inhibir el razonamiento claro de ideas.
• El autodominio conduce a la disciplina y nos mantiene serenos, a pesar de las contrariedades que surjan, por eso se dice que no hay situaciones desesperadas, sino hombres descontrolados,3 pues la superioridad de un individuo se reconoce en la facilidad con que transforma sus actos espontáneos e impulsivos en actos voluntarios y conscientes.
• El autodominio logra la superación, pues implica actitudes de rectificación de todo procedimiento desventajoso o negativo detectado en la comunicación, de ahí que sea necesario obligarnos a pensar primero y después hablar.

La justicia

• Justicia es la fuerza que promueve la aptitud de la solidaridad Humana
• Justicia quiere decir “conciencia de la dignidad de la persona extraña”. Justicia, para un comunicador, es tener conciencia de lo que habla y hace obedeciendo a valores propios de los semejantes.
• Debe tener confianza en sí mismo y valor suficiente para realizar metas con justicia y solidaridad, ejerciendo autodominio sobre las ideas arbitrarias e impulsivas.

Contravalores y actitudes negativas

El miedo

El miedo todo lo destruye y nada crea; es una tendencia que nace casi siempre de suposiciones infundadas. Sin embargo, también es útil para fortalecer nuestra voluntad.

El miedo es una sensación ligada a fuerzas internas físicas, mentales y emocionales descontroladas, que surgen instintiva o impulsivamente ante algo que nos parece desconocido, superior o peligroso.

El miedo desata el nerviosismo, por lo que tratamos de convencernos de que no lo sentimos, aun cuando la mente y ciertas manifestaciones de nuestro cuerpo están gritando lo contrario.

La timidez

Timidez es un estado de inhibición conocido como temor o cobardía, que en muchos casos tiene su origen en sentimientos de inseguridad o inferioridad que experimentamos en ciertas ocasiones o con algunas personas.

La timidez puede tener causas muy diversas, como son la importancia o idea exagerada sobre las consecuencias que tendrá la situación de comunicación; dudas sobre el aspecto personal; la tonalidad de la voz; la inexperiencia en ciertos asuntos; el desconocimiento de lugares o de personas; la adquisición de nuevos papeles o mayores responsabilidades, etc.

La timidez en la comunicación produce graves efectos, ya que ejerce una acción directa sobre los centros neuronales del lenguaje y hace que las personas no puedan expresar con claridad sus ideas, e incluso que lleguen.

Clasificación de la comunicación.

Hay varias formas de clasificar la comunicación para estudiarla, pero la mayoría de los autores (cfr. Hybels y Weaver, 1976; R. Miller, 1978; Blake R. y Haroldsen, 1983; Berlo, 1980) han elaborado tipologías, cuyos elementos de categorización son los principales componentes en el proceso de comunicación y que funcionan como variables en cada situación.

1. Emisor y receptor

De acuerdo con el número de participantes que intervienen en el proceso comunicativo como emisores y receptores, tenemos los siguientes tipos de comunicación:

a) Intrapersonal: consigo mismo.

b) Interpersonal: entre dos personas.

c) Grupal: en un grupo pequeño (tres o más personas).

d) Pública: una persona o un grupo ante un público.

e) Masiva: una persona o un grupo hacia un número indeterminado de personas a través de diversos medios.

2. Medio

Pueden considerarse tantos tipos de comunicación como recursos existan para la transmisión y
recepción de los mensajes, pero la clasificación más significativa, de acuerdo con el medio empleado, es:

a) Verbal: oral y escrita.

b) No verbal: visual, auditiva, kinésica (Disciplina que estudia la acción corporal, incluyendo el contacto visual, la postura, los movimientos, los gestos o la expresión facial) y artefactual (Estudia el uso de los objetos y accesorios en un entorno o contexto).

c) Electrónica: los recursos que la tecnología permita para establecer comunicación con otros.

3. Mensaje

a) Por el contenido (idea, tema o asunto) y el destino al que se envía, la comunicación puede ser:

– Pública: tema o asunto que se hace o es factible de hacerse del conocimiento de todos los individuos.

– Privada: tema o asunto cuyo contenido es restringido al conocimiento de uno o varios individuos relacionados con el mismo.

b) Por el tratamiento (el modo de decir o nombrar las cosas) del lenguaje usado en la comunicación, ésta es:

– Culta: los lenguajes académico, especializado, técnico.

– Estándar: el lenguaje que habla y entiende la mayoría de los individuos que conforman una sociedad o un país.

– Coloquial: el lenguaje más personalizado o familiar entre personas cuya interacción es cercana (amigos).

– Popular: el lenguaje común, vulgar, propio de todos los hablantes de pueblos, regiones o grupos específicos. Puede llegar a ser obsceno.

4. Contexto

De acuerdo con el lugar, la situación social y el ambiente psicológico en el que se produce la comunicación, puede ser:

a) Formal: está sujeta al orden, las normas y los papeles establecidos por el grupo en cierto nivel o estrato de la sociedad.

b) Informal: es espontánea, más natural, de acuerdo con gustos y preferencias 

Propósito de la Comunicación

Propósito de la Comunicación

Cuando las personas tienen la intención de comunicarse, seguramente es porque hay algún propósito para hacerlo.

Las funciones básicas del lenguaje (representativa, expresiva y apelativa) se usarán para cumplir los propósitos generales de la comunicación.

1. Función de Informar:

Tiene como propósito transmitir un cúmulo de datos a un receptor, independientemente de la respuesta del destinatario.

Utiliza la función representativa del lenguaje, ya que con él se intenta explicar algún suceso o término, describir relaciones entre conceptos o bien instruir sobre algún proceso o conocimiento.

Ejemplo

Las instrucciones, los informes

Las demostraciones

Las explicaciones sobre funcionamientos de máquinas, etcétera.

2. Función de entretener:

Persigue un propósito recreativo. Se busca mantener la atención y el principio del placer del destinatario durante toda la transacción. Este tipo de comunicación tiene un fin que busca consumarse.

No se espera ninguna respuesta más allá de la aprobación.

Usa la función expresiva del lenguaje, ya que con él se intenta lograr el encuentro y la comprensión entre hablante y oyente a través de la propia naturaleza social del lenguaje.

Ejemplos:

Un programa de televisión,

Shows,

Las confidencias de dos amigos, etc.

3. Función de persuadir:

El propósito general de persuadir usa la función apelativa del lenguaje, ya que la persona, al comunicarse, quiere influir, hacer un llamado al pensamiento del oyente para formar alguna idea, provocar un cambio de actitud o reforzar creencias y valores.

Este propósito se dirige al convencimiento racional y emotivo de las personas para que piensen de cierta manera.

Se utiliza en los discursos políticos

En los medios de comunicación

Para enamorar, la utilizan los grupos religiosos

Los ecologistas, los vendedores e incluso los psicólogos, etc.

4. Función de actuar:

Que se realiza también mediante la función apelativa o directiva, intenta dirigir o llevar al oyente a un grado de motivación que lo impulse a realizar alguna acción.

Historia o evolución de la comunicación

La comunicación es el proceso de transmitir información. Casi todas las especies tienen sus propios sistemas de comunicación, pero es la especie humana la que ha logrado desarrollar un método comunicativo más perfecto:

La historia de la comunicación tiene su origen millones de años atrás; el hombre, desde que existió, buscó siempre una forma, aunque fuera primitiva de comunicar sus pensamientos y a su vez las acciones.

Algunos creen que las palabras derivan de sonidos de la naturaleza o de expresiones de sentimientos como el llanto y la alegría.

Otros dicen que se dio por medio de actividades grupales como la caza, ceremonias religiosas o para acompañar los gestos.

Se cree que los hombres primitivos danzaban y cantaban a sus dioses, por lo cual nació la danza y la música como expresión de comunicación religiosa.

En la antigua Grecia, el estudio de la retórica, el arte de hablar y persuadir, era una cuestión vital para los estudiantes.

En el siglo XX, muchos expertos comenzaron a estudiar la comunicación como una parte específica de sus disciplinas académicas.

La comunicación comenzó a emerger como un campo académico distintas a mediados del siglo XX. Marshall McLuhan, Paul Lazarsfeld y Theodor Adorno estuvieron entre los pioneros en el área.

Ha estado en constante evolución, debido a las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales.

Ha estado en constante evolución, debido a las nuevas tecnologías y el uso de las redes sociales.

La comunicación humana surge por diferentes necesidades, tales como el contacto, la persuasión y la expansión.

Por la urgencia de comunicar a otros sus pensamientos, sentimientos, angustias o necesidades básicas para compartir.

Predomina la urgencia de modificar los pensamientos de los demás y hacerlos coincidir con el propio: persuadir.